A törvényi előírások alapján minden cégnek szüksége van már a cégalapítás pillanatától egy székhelyre. A székhely az a levelezési cím, ahova a cég hivatalos levelei beérkeznek. Ezen a címen kell átvenni a küldeményeket, ezen kívül tárolni, kezelni, rendszerezni stb. Ez a cím az, mely felkerül a nyilvántartásba is, a céges bélyegzőre. A székely elé a kapura jól látható helyre ki kell tenni a cég cégtábláját is. Bár több alternatíva létezik, ahova be lehet jelenteni a székhelyet, de a legegyszerűbb és a legkényelmesebb opció a székhelyszolgáltatás.

Korábban három lehetőség is volt a székhelyszolgáltatásokon kívül arra, hogy bejelentsük a székhelyünket: 1. saját iroda, 2. saját lakás, 3. ügyvédi iroda. Az ügyvédi iroda – székhely lehetősége azóta megszűnt, pedig ennek megvolt az az előnye, hogy időt és pénzt spórolhattunk vele.

A saját lakásban való székhellyel a következő a probléma: a cég tulajdonosának személyesen kell átvennie a hivatalos leveleket. Vagy neki, vagy egy családtagjának. Ezzel az a probléma, hogy a postás bármikor jöhet, és az sem jelent biztonságos megoldást, hogy ha nem talál miket otthon, majd visszaviszi a postára a levelünket, ahol átvehetjük. Sajnos, ha ilyen helyzet adódna, büntethetővé válunk. A másik, hogy otthon kell tárolnunk a leveleinket, hogy majd bemutassuk őket a NAV embereinek egy váratlan ellenőrzés alkalmával. Ha minden nap otthon kell lennünk azért, hogy a postásra várjunk, illetve váratlanul beállító ellenőrökre, akkor jóformán a lakásunkhoz leszünk láncolva. Ami kellemetlen. Ami pedig még kellemetlenebb, az az, hogy a székhely címét számos helyen fel kell tüntetni. Senki sem adja meg szívesen a saját otthonának a címét, hogy aztán az ügyfelek az otthonában is felkereshessék. Jobb a magánszférát elkülöníteni a munkától, ezért érdemes más opció mellett dönteni.

Előnyös választás lehet a saját iroda székhelyként történő bejelentése, már ha a céges működésünk szempontjából szükségünk van irodára, és ha az iroda fenntartása nem anyagi teher, ha rendelkezünk munkatársakkal. Tehát egy nagyobb cég számára, akiknek amúgy is szükségük van irodára jó döntés lehet az, ha ide jelentik be a székhelyüket, viszont a makrovállakozások számára ez már csak pénzkidobás lenne, feleslegesen költenének a bérleti díjra, és ráadásul ha felvesznek egy titkárnőt - munkatársak hiányában - a levelek átvétele céljából, akkor még nagyobb kiadásokkal kell számolni.

A saját otthonban berendezett székhely tehát időpazarló, az iroda bérlése pedig pénzkidobás. A harmadik alternatíva a székhelyszolgáltatás, mely épp ezeket a nehézségeket hidalja át, és könnyíti meg. Vállalják a levelek fogadását, rendszerezését, megválaszolását és tárolást, könyvelőik jelenlétével pedig képviselik a cégek ügyeit a NAV előtt az ellenőrzések alkalmával.